تحميل برنامج أوفيس 2019 مجانًا النسخة النهائية الأصلية مدى الحياة بروابط مباشرة Download Microsoft Office 2019

 [30]: كيفية دمج المراسلات | وورد word 2016

 

دمج المراسلات:

هو أداة مفيدة تسمح لك بإنشاء وطباعة رسائل نموذجية وملصقات ومغلفات... إلخ، باستخدام البيانات المخزنة في قائمة أو قاعدة بيانات أو جدول بيانات.

عند إجراء دمج المراسلات، ستحتاج إلى الآتي:

(1) مستند رئيسي: يحتوي على نص أساسي متكرر في كافة المستندات الناتجة، مثل: ترويسة ونص الإرشادات الموجودة في حقول الدمج؛ لإدخال نص (مثل أسماء المستلمين وعناوينهم) تختلف من مستند ناتج إلى آخر.

(2) قائمة المستلمين: هي قاعدة بيانات تحتوي على البيانات المراد دمجها في المستندات الناتجة. على سبيل المثال، قائمة المستلمين هو ملف قاعدة بيانات Microsoft Access أو ورقة عمل Excel.

* قاعدة البيانات: هي قائمة بأسماء وعناوين، وأرقام الهاتف.. إلخ من المعلومات الشخصية.

استخدام دمج المراسلات:

(1) افتح مستند Word موجود، أو أنشئ مستندًا جديدًا.

(2) من علامة التبويب المراسلات، انقر فوق أمر بدء دمج المراسلات وحدد معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة من القائمة المنسدلة.

سيظهر جزء دمج المراسلات ويرشدك خلال الخطوات الست الرئيسية لإكمال الدمج. يوضح المثال التالي كيفية إنشاء رسالة نموذجية ودمج الرسالة مع قائمة المستلمين.

 الخطوة الأولى:

(*) من جزء مهام دمج المراسلات على الجانب الأيمن من نافذة Word، اختر نوع المستند الذي تريد إنشاءه. في مثالنا، سنختار الرسائل. ثم انقر فوق التالي: مستند البداية للانتقال إلى الخطوة الثانية.

الخطوة الثانية:

(*) حدد استخدام المستند الحالي، ثم انقر فوق التالي: حدد المستلمين للانتقال إلى الخطوة الثالثة.

الخطوة الثالثة:

ستحتاج الآن إلى قائمة عناوين حتى يتمكن Word من وضع كل عنوان تلقائيًا في المستند. يمكن أن تكون القائمة في ملف موجود، مثل مصنف Excel، أو يمكنك كتابة قائمة عناوين جديدة من داخل معالج دمج المراسلات.

(1) حدد استخدام قائمة موجودة، ثم انقر فوق "استعراض" لتحديد الملف.

(2) حدد موقع الملف الخاص بك، ثم انقر فوق فتح.

(3) إذا كانت قائمة العناوين موجودة في مصنف Excel، فحدد ورقة العمل التي تحتوي على القائمة، ثم انقر فوق موافق.

(4) في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، يمكنك تحديد أو إلغاء تحديد كل مربع للتحكم في المستلمين الذين سيتم تضمينهم في الدمج. بشكل افتراضي، يجب تحديد جميع المستلمين. عند الانتهاء، انقر فوق "موافق".

(5) انقر فوق التالي: كتابة الرسالة للانتقال إلى الخطوة الرابعة.

(*) إذا لم تكن لديك قائمة عناوين حالية، يمكنك النقر فوق الزر "كتابة قائمة جديدة" والنقر فوق إنشاء، ثم كتابة قائمة العناوين يدويًا.

الخطوة الرابعة:

أنت الآن جاهز لكتابة رسالتك. عند طباعتها، ستكون كل نسخة من الخطاب كأنها الأصل؛ ستكون بيانات المستلم فقط (مثل الاسم والعنوان) مختلفة. ستحتاج إلى إضافة عناصر نائبة لبيانات المستلم حتى يعرف دمج المراسلات مكان إضافة البيانات بالضبط.

إدراج بيانات المستلم:

(1) ضع نقطة الإدراج في المستند حيث تريد أن تظهر المعلومات.

(2) اختر أحد خيارات العنصر النائب. في مثالنا، سنحدد كتلة العنوان.

(3) بناءً على اختيارك، قد يظهر مربع حوار به خيارات تخصيص متنوعة. حدد الخيارات المطلوبة، ثم انقر فوق "موافق".

(4) سيظهر عنصر نائب في المستند (على سبيل المثال، «كتلة العنوان»).

(5) أضف أي عناصر نائبة أخرى تريدها. في مثالنا، سنضيف عنصرًا نائبًا لسطر الترحيب أعلى نص الرسالة مباشرةً.

(6) عند الانتهاء، انقر فوق التالي: معاينة رسائلك للانتقال إلى الخطوة 5.

(*) بالنسبة لبعض الرسائل، ستحتاج فقط إلى إضافة كتلة العنوان وسطر الترحيب. ولكن يمكنك أيضًا إضافة المزيد من العناصر النائبة (مثل أسماء المستلمين أو عناوينهم) في نص الرسالة لتخصيصها بشكل أكبر.

الخطوة الخامسة:

(1) قم بمعاينة الرسائل للتأكد من أن المعلومات الواردة من قائمة المستلمين تظهر بشكل صحيح في الرسالة. يمكنك استخدام سهمي التمرير الأيمن والأيسر لعرض كل نسخة من المستند.

(2) إذا كان كل شيء يبدو صحيحًا، فانقر فوق التالي: أكمل الدمج للانتقال إلى الخطوة السادسة.

الخطوة السادسة:

(1) انقر فوق "طباعة" لطباعة الرسائل.

(2) سيظهر مربع حوار. حدد ما إذا كنت تريد طباعة كل الرسائل، أو المستند الحالي (السجل)، أو مجموعة محددة فقط، ثم انقر فوق "موافق". في مثالنا، سنطبع كل الرسائل.

(3) سيظهر مربع حوار الطباعة. اضبط إعدادات الطباعة إذا لزم الأمر، ثم انقر فوق "موافق". ستتم طباعة الرسائل.

 

العودة إلى صفحة الكورس:

(كورس وورد word 2016، مجانًا للمبتدئين من الصفر للاحتراف) من هنا

الدرس السابق:

([29]: كيفية استخدام الأنماط styles وتخصيصها | وورد word 2016) من هنا

 

أخي الكريم زائر ومُتابع مدوَّنة بدر تايبست Badr Typist،

فضلاً، لا تدع هذا الدرس يقف عندك، ساهم في نشره،

وشاركه مع غيرك؛ لتعم الفائدة؛ فالدال على الخير، كفاعله.

 

أتمنى أن يكون هذا الدرس قد أفادكم، ولا تنسى زيارة قسم وورد؛

لمعرفة المزيد عن: متنوعات وورد، وإلى لقاءات قادمة متجددة ومميزة من

دروسنا ودوراتنا المجانية على مدوَّنة بدر تايبست Badr Typist

 

إلى هنا أكون قد انتهيت بحمد الله تعالى من شرح درس اليوم، فضلاً أن واجهك أي استفسار لا تبخل علينا وأكتبه لنا في خانة التعليقات أسفل الدرس في المدوَّنة، أو مراسلتي على:

(1) صفحة مدوَّنة بدرتايبست على الفيس.

(2) صفحة مركز بدرتايبست على الفيس.

 

وسنوافيك بالرد في أقرب وقت ممكن، وإلى اللقاء في درس آخر إن شاء الله تعالى.