كورس Word 2019 من البداية حتى الاحتراف
المرحلة السادسة: مهارات إضافية في برنامج Word 2019
الدرس الثالث: دمج المراسلات في Word 2019
يعد دمج المراسلات أداة مفيدة تسمح لك بإنتاج العديد من الرسائل
والعلامات والأظرف وعلامات الأسماء والمزيد باستخدام المعلومات المخزنة في قائمة
أو قاعدة بيانات أو جدول بيانات. عند تنفيذ دمج المراسلات، ستحتاج إلى مستند Word (يمكنك
البدء بمستند موجود أو إنشاء مستند جديد) وقائمة بالمستلمين، وهي عادة
تكون مصنف Excel.
إستخدام دمج المراسلات في Word 2019:
(1) افتح مستند Word موجود أو قم بإنشاء مستند جديد.
(2) من علامة التبويب مراسلات، انقر فوق الأمر بدء دمج المراسلات وحدد
معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة من القائمة المنسدلة.
سيظهر
جزء دمج المراسلات ويرشدك خلال الخطوات الرئيسية الست لإكمال الدمج. يوضح
المثال التالي كيفية إنشاء رسالة نموذجية ودمج الحرف مع قائمة المستلمين.
الخطوة 1:
*
من جزء المهام دمج المراسلات على الجانب الأيمن من نافذة Word، اختر نوع المستند الذي تريد
إنشاءه. في مثالنا ، سنحدد رسائل. ثم انقر فوق التالي: مستند البداية
للانتقال إلى الخطوة 2.
الخطوة 2:
* حدد استخدام المستند الحالي، ثم انقر فوق
التالي: حدد المستلمين للانتقال إلى الخطوة 3.
الخطوه 3:
ستحتاج
الآن إلى قائمة عناوين حتى يتمكن Word من وضع كل عنوان تلقائيًا في المستند. يمكن
أن تكون القائمة في ملف موجود ، مثل مصنف Excel، أو يمكنك كتابة قائمة عناوين جديدة
من داخل معالج دمج المراسلات.
(1) حدد استخدام قائمة موجودة، ثم انقر فوق "استعراض" لتحديد الملف.
(2) تحديد موقع الملف الخاص بك، ثم انقر فوق فتح.
(3) إذا كانت قائمة العناوين في مصنف Excel، فحدد ورقة العمل التي تحتوي على القائمة،
ثم انقر فوق موافق.
(4) في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، يمكنك تحديد أو إلغاء
تحديد كل مربع للتحكم في المستلمين المتضمنين في الدمج. بشكل افتراضي، يجب
تحديد جميع المستلمين. عند الانتهاء ، انقر فوق "موافق".
(5) انقر فوق التالي: اكتب رسالتك
للانتقال إلى الخطوة 4.
إذا
لم يكن لديك قائمة عناوين موجودة، يمكنك النقر فوق الزر اكتب قائمة جديدة وانقر
فوق إنشاء، ثم اكتب قائمة العناوين يدويًا.
الخطوة 4:
أنت الآن جاهز لكتابة رسالتك. عند طباعتها، ستكون كل
نسخة من الرسالة هي نفسها في الأساس؛ ستكون بيانات المستلم فقط (مثل الاسم
والعنوان) مختلفة. ستحتاج إلى إضافة عناصر نائبة لبيانات المستلمين حتى
يعرف دمج المراسلات مكان إضافة البيانات بالضبط.
لإدراج بيانات المستلمين:
(1) ضع نقطة الإدراج في المستند حيث تريد ظهور المعلومات.
(2) اختر أحد خيارات العناصر النائبة. في مثالنا،
سنحدد كتلة العنوان.
(3) بناءً على اختيارك، قد يظهر مربع حوار مع خيارات
التخصيص المختلفة. حدد الخيارات المطلوبة، ثم انقر فوق موافق.
(4) سيظهر عنصر نائب في المستند (على سبيل المثال ، "AddressBlock").
(5) أضف أي عناصر نائبة أخرى تريدها. في مثالنا، سنقوم
بإضافة عنصر نائب سطر الترحيب أعلى
نص الرسالة.
(6) عند الانتهاء، انقر فوق التالي: معاينة رسائلك للانتقال إلى الخطوة 5.
بالنسبة لبعض الرسائل، ستحتاج فقط إلى إضافة كتلة
العنوان وسطر الترحيب. ولكن يمكنك أيضًا إضافة المزيد من العناصر
النائبة (مثل أسماء المستلمين أو عناوينهم) في نص الرسالة لتخصيصها بشكل أكبر.
الخطوة 5:
(1) قم بمعاينة الرسائل للتأكد من أن المعلومات من قائمة
المستلمين تظهر بشكل صحيح في الرسالة. يمكنك استخدام سهمي التمرير الأيمن والأيسر
لعرض كل نسخة من المستند.
(2) إذا كان كل شيء يبدو صحيحًا، فانقر على التالي: أكمل
الدمج للانتقال إلى الخطوة 6.
الخطوة 6:
(1) انقر فوق
طباعة لطباعة الرسائل.
(2) سيظهر
مربع الحوار. حدد ما إذا كنت تريد طباعة كافة الرسائل أو المستند الحالي
(السجل) أو مجموعة محددة فقط، ثم انقر فوق موافق. في مثالنا، سنطبع جميع
الرسائل.
(3) سيظهر مربع حوار الطباعة. اضبط إعدادات
الطباعة إذا لزم الأمر، ثم انقر فوق موافق. ستتم طباعة الرسائل.
العودة إلى صفحة الكورس
(كورس وورد 2019 من البداية إلى الاحتراف) من هنا
الانتقال للدرس التالى
(التعامل مع الأيقونات في برنامج Word 2019) من هنا
تعليقات
إرسال تعليق