تحميل برنامج أوفيس 2019 مجانًا النسخة النهائية الأصلية مدى الحياة بروابط مباشرة Download Microsoft Office 2019

[4]: حفظ المستندات ومشاركتها | وورد word 2016

عندما تقوم بإنشاء مستند جديد في word 2016، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظه حتى تتمكن من الوصول إليه وتعديله لاحقًا. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Word، يمكنك حفظ الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك أيضًا حفظ الملفات في السحابة باستخدام OneDrive. يمكنك حتى تصدير المستندات ومشاركتها مباشرةً من Word.

حفظ وحفظ باسم

يقدم word 2016 طريقتين لحفظ ملف: حفظ وحفظ باسم. تعمل هذه الخيارات بطرق متشابهة، مع بعض الاختلافات المهمة.

* حفظ: 

عند إنشاء مستند أو تعديله، ستستخدم الأمر "حفظ" لحفظ التغييرات. ستستخدم هذا الأمر في معظم الأوقات. عند حفظ ملف، ستحتاج فقط إلى اختيار اسم الملف والموقع في المرة الأولى. بعد ذلك، يمكنك النقر فوق الأمر حفظ لحفظه بنفس الاسم والموقع.

* حفظ باسم: 

ستستخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من المستند مع الاحتفاظ بالمستند لأصلي. عند استخدام حفظ باسم، ستحتاج إلى اختيار اسم و/ أو موقع مختلف للإصدار المنسوخ.

حول OneDrive

تم تصميم معظم الميزات في Microsoft Office، بما في ذلك word 2016، نحو حفظ المستندات ومشاركتها عبر الإنترنت. يتم ذلك باستخدام OneDrive، وهو عبارة عن مساحة تخزين على الإنترنت للمستندات والملفات. إذا كنت تريد استخدام OneDrive، فتأكد من تسجيل الدخول إلى word 2016 باستخدام حساب Microsoft الخاص بك. راجع درسنا حول فهم OneDrive لمعرفة المزيد.

لحفظ مستند:

من المهم حفظ المستند الخاص بك كلما بدأت مشروعًا جديدًا أو أجريت تغييرات على مشروع موجود. يمكن للحفظ مبكرًا وغالبًا أن يمنع ضياع عملك. ستحتاج أيضًا إلى الانتباه عن كثب للمكان الذي تحفظ فيه المستند حتى يسهل العثور عليه لاحقًا.

(1) حدد موقع الأمر "حفظ" وحدده على شريط أدوات الوصول السريع.

(2) إذا كنت تقوم بحفظ الملف لأول مرة، فسيظهر جزء "حفظ باسم" في طريقة عرض Backstage.

(3) ستحتاج بعد ذلك إلى اختيار مكان حفظ الملف وتسميته. انقر فوق "استعراض" لتحديد موقع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو يمكنك النقر فوق OneDrive لحفظ الملف في OneDrive الخاص بك.

(4) سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد حفظ المستند فيه.

(5) أدخل اسم ملف للمستند، ثم انقر فوق حفظ.

(6) سيتم حفظ المستند. يمكنك النقر فوق أمر حفظ مرة أخرى لحفظ التغييرات أثناء تعديل المستند.

(*) يمكنك أيضًا الوصول إلى أمر حفظ بالضغط على Ctrl+S على لوحة المفاتيح.

استخدام حفظ باسم لإنشاء نسخة:

إذا كنت تريد حفظ إصدار مختلف من المستند مع الاحتفاظ بالمستند الأصلي، يمكنك إنشاء نسخة. على سبيل المثال، إذا كان لديك ملف يسمى "تقرير المبيعات"، فيمكنك حفظه باسم: "تقرير المبيعات 2" حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد مع الاستمرار في الرجوع إلى الإصدار الأصلي.

للقيام بذلك، أنقر فوق الأمر "حفظ باسم" في طريقة عرض Backstage. تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة، ستحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف ومنحه اسم ملف جديد.

لتغيير موقع الحفظ الافتراضي:

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive، فقد تشعر بالإحباط لأن OneDrive قد تم تحديده كموقع افتراضي عند الحفظ. إذا وجدت هذا غير مريح، فيمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي بحيث يتم تحديد هذا الكمبيوتر افتراضيًا.

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage.

(2) انقر فوق "خيارات".

(3) سيظهر مربع الحوار "خيارات Word". حدد حفظ على اليسار، حدد المربع الموجود بجوار حفظ إلى الكمبيوتر بشكل افتراضي، ثم انقر فوق موافق. سيتم تغيير موقع الحفظ الافتراضي.

الاسترداد التلقائي:

يقوم Word تلقائيًا بحفظ المستندات الخاصة بك في مجلد مؤقت أثناء عملك عليها. إذا نسيت حفظ التغييرات أو في حالة تعطل Word، يمكنك استعادة الملف باستخدام الاسترداد التلقائي.

لاستخدام الاسترداد التلقائي:

(1) افتح Word. إذا تم العثور على إصدارات تم حفظها تلقائيًا من الملف، فسيظهر جزء استرداد المستند على اليسار.

(2) انقر لفتح ملف متاح. سيتم استرداد المستند.

(*) بشكل افتراضي، يتم حفظ word 2016 تلقائيًا كل 10 دقائق. إذا كنت تقوم بتحرير مستند لمدة أقل من 10 دقائق، فقد لا يقوم Word بإنشاء إصدار تم حفظه تلقائيًا.

(*) إذا كنت لا ترى الملف الذي تريده، يمكنك استعراض جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا من طريقة عرض Backstage. حدد علامة التبويب ملف، وانقر على إدارة الإصدارات، ثم اختر استرداد المستندات غير المحفوظة.

تصدير المستندات:

بشكل افتراضي، يتم حفظ مستندات word 2016 في نوع ملف docx. ومع ذلك، قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام نوع ملف آخر، مثل مستند PDF أو Word 97-2003)) من السهل تصدير المستند الخاص بك من Word إلى مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

لتصدير مستند كملف PDF:

قد يكون تصدير المستند الخاص بك كمستند Adobe Acrobat، المعروف باسم ملف PDF، مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تشارك مستندًا مع شخص ليس لديه Word. يتيح ملف PDF للمستلمين إمكانية عرض محتوى المستند، وليس تحريره.

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage، واختر تصدير، ثم حدد إنشاء PDF/XPS.

(2) سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد تصدير المستند إليه، وأدخل اسم الملف، ثم انقر فوق نشر.

(*) إذا كنت بحاجة إلى تحرير ملف PDF، فإن word 2016 يسمح لك بتحويل ملف PDF إلى مستند قابل للتحرير. اقرأ درسنا حول تعديل ملفات PDF للحصول على مزيد من المعلومات. 

لتصدير مستند إلى أنواع ملفات أخرى:

قد تجد أنه من المفيد أيضًا تصدير المستند إلى أنواع ملفات أخرى، مثل مستند Word 97-2003 إذا كنت بحاجة إلى المشاركة مع أشخاص يستخدمون إصدارًا أقدم من word 2016 أو كملف.txt إذا كنت بحاجة إلى إصدار نص عادي من مستندك.

(1) انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى طريقة عرض Backstage، ثم اختر تصدير، ثم حدد "تغيير نوع الملف".

(2) حدد نوع الملف، ثم انقر فوق حفظ باسم.

(3) سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد تصدير المستند إليه، وأدخل اسم الملف، ثم انقر فوق حفظ.

(*) يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة حفظ كنوع في مربع الحوار حفظ باسم لحفظ المستندات في مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

مشاركة المستندات:

يسهّل Word المشاركة والتعاون في المستندات باستخدام OneDrive. في الماضي، إذا كنت ترغب في مشاركة ملف مع شخص ما، فيمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني. في حين أن هذا النظام مناسب، إلا أنه ينشئ أيضًا إصدارات متعددة من نفس الملف، والتي قد يكون من الصعب تنظيمها.

عندما تشارك مستندًا من Word، فأنت تمنح الآخرين حق الوصول إلى الملف نفسه بالضبط. يتيح لك ذلك وللأشخاص الذين تشاركهم تحرير نفس المستند دون الحاجة إلى تتبع الإصدارات المتعددة.

(*) لمشاركة مستند، يجب أولاً حفظه في OneDrive الخاص بك.

لمشاركة مستند:

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage، ثم انقر فوق مشاركة.

(2) سيظهر جزء المشاركة.

(*) انقر فوق الأزرار التفاعلية أدناه لمعرفة المزيد حول الطرق المختلفة لمشاركة مستند.

 

العودة إلى صفحة الكورس:

(كورس وورد word 2016، مجانًا للمبتدئين من الصفر للاحتراف) من هنا

 الدرس السابق:

([03]: إنشاء المستندات وفتحها | وورد Word 2016) من هنا

 

الدرس القادم:

([05]: أساسيات النص | وورد Word 2016) من هنا

 

أخي الكريم زائر ومُتابع مدوَّنة بدر تايبست Badr Typist،

فضلاً، لا تدع هذا الدرس يقف عندك، ساهم في نشره،

وشاركه مع غيرك؛ لتعم الفائدة؛ فالدال على الخير، كفاعله.

 

أتمنى أن يكون هذا الدرس قد أفادكم، ولا تنسى زيارة قسم وورد،
لمعرفة المزيد عن: متنوعات وورد، وإلى لقاءات قادمة متجددة ومميزة من

دروسنا ودوراتنا المجانية على مدوَّنة بدر تايبست Badr Typist

 

إلى هنا أكون قد انتهيت بحمد الله تعالى من شرح درس اليوم، فضلاً أن واجهك أي استفسار لا تبخل علينا وأكتبه لنا في خانة التعليقات أسفل الدرس في المدوَّنة، أو مراسلتي على:

(1) صفحة مدوَّنة بدر تايبست على الفيس.

(2) صفحة مركز بدر تايبست على الفيس.

 

وسنوافيك بالرد في أقرب وقت ممكن، وإلى اللقاء في درس آخر إن شاء الله تعالى.