تحميل برنامج أوفيس 2019 مجانًا النسخة النهائية الأصلية مدى الحياة بروابط مباشرة Download Microsoft Office 2019

 

[04]: كيفية حفظ ومشاركة المصنفات | اكسيل 2016 Microsoft Excel

 

مرحبا بكم مجددًا إخواني الكرام مُتابعي وزوَّار مدونة بدر تايبست Badr Typist، نستكمل معًا محاضرات (دورة اكسيل 2016 Microsoft Excel).

سنشرح -إن شاء الله تعالى- المحاضرة رقم [04]: {كيفية حفظ ومشاركة المصنفات}، والتي سنتعلَّم من خلالها كيفية حفظ ومشاركة المصنفات في اكسيل 2016 Microsoft Excel.

 

كلما قمت بإنشاء مصنف جديد في Excel، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظه للوصول إليه وتحريره لاحقًا. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Excel، يمكنك حفظ الملفات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ولكن على عكس الإصدارات القديمة، يتيح لك Excel 2016 أيضًا حفظ مصنف على السحابة باستخدام OneDrive. يمكنك أيضًا تصدير المصنفات ومشاركتها مع الآخرين مباشرة من Excel.

ما هو ون درايف OneDrive؟

كلما قمت بفتح مصنف أو حفظه، سيكون لديك خيار استخدام OneDrive، وهي خدمة تخزين الملفات عبر الإنترنت المضمنة في حساب Microsoft الخاص بك، تمكين هذا الخيار، ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى Office.

(*) لمعرفة المزيد؛ تفضل بقراءة محاضرة: ما هو ون درايف OneDrive؟

حفظ وحفظ باسم:

يوفر Excel طريقتين لحفظ ملف: حفظ وحفظ باسم. تعمل هذه الخيارات بطرق متشابهة، مع بعض الاختلافات المهمة:

- حفظ: عند إنشاء مصنف أو تعديله، ستستخدم الأمر حفظ لحفظ التغييرات. ستستخدم هذا الأمر معظم الوقت. عند حفظ ملف، ستحتاج فقط إلى اختيار اسم الملف وموقعه في المرة الأولى. بعد ذلك، يمكنك فقط النقر فوق الأمر حفظ لحفظه بنفس الاسم والموقع.

- حفظ باسم: ستستخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من مصنف مع الاحتفاظ بالمصنف الأصلي. عند استخدام حفظ باسم، ستحتاج إلى اختيار اسم و/أو موقع مختلفين للإصدار المنسوخ.

 

لحفظ مصنف:

من المهم حفظ المصنف الخص بك كلما بدأت مشروعًا جديدًا أو أجريت تغييرات على مشروع موجود. الحفظ في وقت مبكر وغالبًا ما يمكن أن يمنع عملك من الضياع. ستحتاج أيضًا إلى إبداء اهتمام وثيق لمكان حفظ المصنف بحيث يكون من السهل العثور عليه لاحقًا.

(1) حدد موقع الأمر حفظ وحدده على شريط أدوات الوصول السريع.

(2) إذا كنت تقوم بحفظ الملف لأول مرة، فسيظهر جزء حفظ باسم في طريقة عرض وراء الكواليس Backstage. 

(3) ستحتاج بعد ذلك إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسم ملف. لحفظ المصنف على الكمبيوتر، حدد الكمبيوتر، ثم انقر على استعراض. بدلاً من ذلك، يمكنك النقر فوق OneDrive، لحفظ الملف على OneDrive.

(4) سيظهر مربع الحوار حفظ باسم. حدد الموقع الذي تريد حفظ المصنف فيه.

(5) أدخل اسم ملف للمصنف، ثم انقر على حفظ.

(6) سيتم حفظ المصنف. يمكنك النقر فوق الأمر حفظ مرة أخرى لحفظ التغييرات أثناء تعديل المصنف.

(*) يمكنك أيضًا الوصول إلى الأمر حفظ بالضغط على Ctrl+S على لوحة المفاتيح.

 

استخدام حفظ باسم لعمل نسخة:

إذا كنت تريد حفظ إصدار مختلف من المصنف مع الاحتفاظ بالمصنف الأصلي، فيمكنك إنشاء نسخة. على سبيل المثال، إذا كان لديك ملف باسم Sales Data، فيمكنك حفظه باسم Sales Data 2 حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد والاستمرار في الرجوع إلى الإصدار الأصلي.

للقيام بذلك، انقر فوق الأمر حفظ باسم في طريقة عرض وراء الكواليس Backstage. تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة، ستحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسم ملف جديد.

لتغيير موقع الحفظ الافتراضي:

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive، فقد تشعر بالإحباط من تحديد OneDrive كموقع افتراضي عند الحفظ. إذا وجدت أنه من غير المريح تحديد الكمبيوتر في كل مرة، فيمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي بحيث يتم تحديد الكمبيوتر بشكل افتراضي.

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض وراء الكواليس Backstage. 

(2) انقر على "خيارات".

(3) سيظهر مربع الحوار خيارات Excel، حدد حفظ، حدد المربع بجوار حفظ إلى الكمبيوتر بشكل افتراضي، ثم انقر على موافق. سيتم تغيير موقع الحفظ الافتراضي.

(*) لمعرفة المزيد؛ تفضل بقراءة المحاضرات التالية:

(1) حفظ مصنف بتنسيق ملف آخر

(2) احفظ المصنف

(3) حفظ مصنف Excel للتوافق مع إصدارات سابقة من Excel

الاسترداد التلقائي:

يقوم Excel تلقائيًا بحفظ المصنفات في مجلد مؤقت أثناء العمل عليها. إذا نسيت حفظ التغييرات أو إذا تعطل Excel، فيمكنك استعادة الملف باستخدام الاسترداد التلقائي.

 

لاستخدام الاسترداد التلقائي:

(1) افتح Excel، إذا تم العثور على إصدارات محفوظة تلقائيًا من ملف، فسيظهر جزء استرداد المستندات.

(2) انقر لفتح ملف متوفر. سيتم استرداد المصنف.

(!) بشكل افتراضي، يقوم Excel بالحفظ التلقائي كل 10 دقائق. إذا كنت تقوم بتحرير مصنف لمدة تقل عن 10 دقائق، فقد لا يقوم Excel بإنشاء إصدار محفوظ تلقائيًا.

 

(*) إذا كنت لا ترى الملف الذي تحتاجه، فيمكنك استعراض جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا من طريقة عرض وراء الكواليس Backstage. ما عليك سوى تحديد علامة التبويب ملف، والنقر على إدارة الإصدارات، ثم اختيار استرداد المصنفات غير المحفوظة.

تصدير المصنفات:

بشكل افتراضي، يتم حفظ مصنفات Excel في نوع الملف xlsx. ومع ذلك، قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام نوع ملف آخر، مثل مصنف PDF أو Excel 97-2003. من السهل تصدير المصنف من Excel إلى مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

 

لتصدير مصنف كملف PDF:

يمكن أن يكون تصدير المصنف كمستند Adobe Acrobat، المعروف باسم ملف PDF، مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تشارك مصنفًا مع شخص ليس لديه Excel. سيتيح ملف PDF للمستلمين عرض محتوى المصنف ولكن ليس تعديله.

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض وراء الكواليس Backstage.

(2) انقر على تصدير، ثم حدد إنشاء PDF / XPS.

(3) سيظهر مربع الحوار حفظ باسم. حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف إليه، وأدخل اسم ملف، ثم انقر على نشر.

(*) بشكل افتراضي، سيقوم Excel بتصدير ورقة العمل النشطة فقط. ذا كان لديك أوراق عمل متعددة وتريد حفظها جميعًا في نفس ملف PDF، فانقر خيارات في شاشة حفظ باسم. سيظهر مربع الحوار خيارات. حدد المصنف بأكمله، ثم انقر على موافق.

(!) عندما تقوم بتصدير مصنف كملف PDF، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية ظهور بيانات المصنف على كل صفحة من صفحات PDF، تمامًا مثل طباعة مصنف.

(*) لمعرفة المزيد من المعلومات حول ما يجب مراعاته قبل تصدير مصنف كملف PDF؛ تفضل بقراءة محاضرة: تخطيط الصفحة وطباعتها.

 

لتصدير مصنف إلى أنواع ملفات أخرى:

قد تجد أيضًا أنه من المفيد تصدير المصنف إلى أنواع ملفات أخرى، مثل مصنف Excel 97-2003 إذا كنت بحاجة إلى المشاركة مع أشخاص يستخدمون إصدارًا أقدم من Excel، أو ملف CSV. إذا كنت بحاجة إلى إصدار نص عادي من المصنف.

(1) انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض وراء الكواليس Backstage.

(2) انقر على تصدير، ثم حدد تغيير نوع الملف.

(3) حدد نوع ملف شائع، ثم انقر على حفظ باسم.

(4) سيظهر مربع الحوار حفظ باسم. حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف إليه، وأدخل اسم ملف، ثم انقر على حفظ.

(*) يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة حفظ كنوع: في مربع الحوار حفظ باسم لحفظ المصنفات في مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

مشاركة المصنفات:

يسهل Excel مشاركة المصنفات والتعاون في العمل عليها باستخدام OneDrive. في الماضي، إذا كنت ترغب في مشاركة ملف مع شخص ما، فيمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني. على الرغم من أنه مناسب، إلا أن هذا النظام ينشئ أيضًا إصدارات متعددة من نفس الملف، والتي قد يكون من الصعب تنظيمها.

عند مشاركة مصنف من Excel، فأنت في الواقع تمنح الآخرين حق الوصول إلى الملف نفسه بالضبط. يتيح لك ذلك أنت والأشخاص الذين تشارك معهم تعديل المصنف نفسه دون الحاجة إلى تعقب إصدارات متعددة.

(*) لمشاركة مصنف، يجب أولاً حفظه في OneDrive. 

 

لمشاركة مصنف:

(1) انقر على علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض وراء الكواليس Backstage، ثم انقر على مشاركة.

(2) سيظهر جزء المشاركة. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فستتم مطالبتك بحفظ المستند إلى OneDrive. لاحظ أنك قد تحتاج إلى الانتقال مرة أخرى إلى جزء المشاركة بعد الحفظ.

(3) في جزء المشاركة، إذا تم حفظ المستند في OneDrive، فانقر فوق الزر مشاركة مع الأشخاص.

(4) سيعود Excel إلى طريقة العرض "عادي" ويفتح لوحة "مشاركة" على الجانب الأيسر من النافذة. من هنا، يمكنك دعوة الأشخاص لمشاركة المستند الخاص بك، والاطلاع على قائمة بالأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى المستند، وتعيين ما إذا كان بإمكانهم تعديل المستند أو عرضه فقط.

محاضرات مفيدة قد تهمك:

العودة إلى صفحة الدورة:

(كورس اكسيل Excel 2016 من الصفر للاحتراف) من هنا

 

المحاضرة السابقة:

([03]: كيفية إنشاء وفتح المصنفات | اكسيل 2016 Excel) من هنا

 

المحاضرة التالية:

([05]: أساسيات الخلية | اكسيل 2016 Excel) من هنا

 

إلى هنا أكون قد انتهيت بحمد الله تعالى من شرح محاضرة اليوم، وإلى لقاءات قادمة متجددة ومتميزة -إن شاء الله تعالى- من محاضراتنا ودوراتنا المجانية.

 

قم مشكورًا بكتابة رأيك في المحاضرة في خانة التعليقات أسفل المحاضرة في المدوَّنة، أو مراسلتي على: صفحة مدوَّنة بدر تايبست على الفيس.

وإن شاء الله تعالى سأجيبك فور قراءتي رأيك.

 

شيّر وساعد غيرك يتعلم؛ فربما جعلك الله سببًا في مساعدة من لا يملك المال مقابل العلم؛ فالدال علي الخير كفاعله.